Dane osobowe w postanowieniu wydanym przez organ administracji publicznej
Udzielenie przez osobę prywatną informacji istotnych dla prowadzonego postępowania administracyjnego może być wystarczającym uzasadnieniem dla podania jej danych osobowych w treści wydanego w sprawie postanowienia.
Pewien obywatel zwrócił się niedawno do UODO z prośbą o rozstrzygnięcie wątpliwości co do dopuszczalności przetwarzania jego danych osobowych przez organ administracji publicznej. W tym celu przesłał swoją korespondencję z wydziałem architektury jednego z urzędów miejskich. Wydział ów pisemnie zawiadomił go o wszczęciu postępowania dotyczącego wskazanej inwestycji budowlanej. Mężczyzna odpowiedział na nie e-mailem, informując, że inwestycja, której dotyczy pismo, została ukończona już wiele tygodni temu. W związku z tym wydział architektury wydał postanowienie, w którym – cytując fragment otrzymanego e-maila – zamieścił dane osobowe jego nadawcy oraz jego córki, której był on pełnomocnikiem. Postanowienie to zostało przekazane do kilkunastu innych adresatów − zdaniem zwracającego się do UODO obywatela – nieuprawnionych do ich pozyskania. Nabrał więc wątpliwości, czy nie doszło w ten sposób do naruszenia RODO.
W odpowiedzi UODO wskazał, że jedną z podstaw legalizujących przetwarzanie danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. c) RODO. Stanowi on, że jest ono zgodne z prawem, gdy jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze. Z treści przedstawionych dokumentów wynika, iż dane osobowe pytającego i jego córki przetwarzane są w treści postanowienia wydanego w postępowaniu administracyjnym. Z uzasadnienia orzeczenia wynika, iż był on ustanowionym w sprawie pełnomocnikiem córki, która z kolei była stroną postępowania administracyjnego. Ponadto z treści uzasadnienia postanowienia można wywnioskować, iż podana przez obywatela informacja stała się bezpośrednią przyczyną wydania przez organ administracyjny postanowienia o zawieszeniu postępowania z urzędu na podstawie art. 97 § 1 pkt 4 Kodeksu postępowania administracyjnego.
Z kolei art. 125 § 3 Kodeksu postępowania administracyjnego stanowi, że postanowienie, które może być zaskarżone do sądu administracyjnego, doręcza się stronie wraz z pouczeniem o dopuszczalności wniesienia skargi oraz uzasadnieniem faktycznym i prawnym. Z brzmienia tego przepisu wynika więc, iż postanowienie wydane w toku postępowania administracyjnego powinno zawierać m.in.. okoliczności faktyczne stanowiące podstawę jego wydania. W niniejszej sprawie okolicznością wydania przez organ administracji postanowienia o zawieszeniu z urzędu postępowania w sprawie było przekazanie przez pytającego informacji o zakończeniu inwestycji budowlanej, względem której niezakończone zostało postępowanie w sprawie wydania pozwolenia na budowę. W tym kontekście wskazanie w uzasadnieniu danych osoby, która udzieliła istotnych dla postępowania informacji, może być uznane za istotny element uzasadnienia faktycznego wydanego postanowienia (art. 125 § 3 kpa), co uzasadniać może przetwarzanie tych danych w treści uzasadnienia.
Postanowienie zostało doręczone osobom, które były stronami postępowania administracyjnego. Z art. 101 § 1 Kodeksu postępowania administracyjnego wynika bowiem, iż o postanowieniu w sprawie zawieszenia albo podjęcia postępowania organ administracji publicznej zawiadamia strony. Uznać więc należy, iż obowiązek doręczenia orzeczenia do określonych podmiotów wynika z przepisów dotyczących procedury administracyjnej i krąg odbiorców takiego orzeczenia jest ograniczony, tj. może je otrzymać jedynie podmiot posiadający status strony postępowania (względnie pełnomocnik takiej strony).
