Status rzecznika patentowego

Rzecznik patentowy to zawód zaufania publicznego, który polega na świadczeniu pomocy prawnej w sprawach własności przemysłowej. Jego prawidłowe wykonywanie wymaga samodzielnego podejmowania decyzji. Zewnętrzny rzecznik patentowy realizuje w istocie własne zadania, a więc co do zasady w procesie przetwarzania danych osobowych należy przyznać mu status administratora.

IOD instytucji korzystającej z usług zewnętrznego rzecznika patentowego zwrócił się do Prezesa UODO z prośbą o zajęcie stanowiska co do roli, jaką rzecznik patentowy pełni w procesie przetwarzania danych osobowych. W odpowiedzi Prezes UODO wskazał, że zgodnie z definicją administratora zawartą w art. 4 pkt 7 RODO, administratorem jest osoba fizyczna lub prawna, organ publiczny, jednostka lub inny podmiot, który samodzielnie lub wspólnie z innymi ustala cele i sposoby przetwarzania danych osobowych. W związku z tym dla ustalenia, czy dany podmiot można uznać za administratora, istotna będzie jego samodzielność w podejmowaniu decyzji o celach i sposobach przetwarzania danych. Jeśli co najmniej dwóch administratorów wspólnie ustala cele i sposoby przetwarzania, są oni współadministratorami (art. 26 ust. 1 RODO). W takim przypadku współadministratorzy w drodze wspólnych uzgodnień określają odpowiednie zakresy swojej odpowiedzialności dotyczącej wypełniania obowiązków wynikających z RODO.

Analiza przepisów i poszczególnych procesów przetwarzania danych

W przypadku podmiotów realizujących zadania określone w przepisach prawa, cele, a często i sposoby przetwarzania, określone są w tych przepisach. Podmioty te są zobowiązane do przetwarzania danych osobowych dla realizacji określonych prawem celów (zadań), zazwyczaj także przy użyciu wskazanych środków. Zatem o tym, czy dany organ, jednostka organizacyjna albo innego rodzaju podmiot jest administratorem przetwarzanych danych osobowych, decyduje przede wszystkim rodzaj i charakter wyznaczonych im ustawowo zadań.

Do uznania danego podmiotu za administratora potrzebna jest zatem zawsze analiza konkretnych przepisów regulujących jego działalność (na analogiczne podejście Prezes UODO wskazywał w odpowiedzi na pytanie „Czy biegli rewidenci mają status administratora w związku ze świadczeniem swoich usług?”). Należy jednak podkreślić, że każdy przypadek musi być oceniany indywidualnie. Zastosowanie pojęć „administrator” i „podmiot przetwarzający” powinno odnosić się bowiem do konkretnego procesu przetwarzania danych i uwzględniać jego okoliczności. Innymi słowy w każdym konkretnym stanie faktycznym należy starannie analizować podstawy, cele i poszczególne obowiązki podmiotów w określonym procesie przetwarzania danych.

Zadania oraz zasady funkcjonowania rzecznika patentowego

Zadania oraz zasady funkcjonowania rzecznika patentowego określone zostały w ustawie z dnia 11 kwietnia 2001 r. o rzecznikach patentowych.

Zgodnie z jej przepisami :

• zawód rzecznika patentowego może wykonywać osoba, która spełnia wymagania określone w tej ustawie (art. 3 ust. 1),
• rzecznik patentowy w wykonywaniu zawodu podlega tylko ustawom (art. 3 ust. 2),
• rzecznik patentowy ma obowiązek wykonywać zawód zgodnie z zasadami etyki rzecznika patentowego i z należytą starannością (art. 3 ust. 3)
• prawo wykonywania zawodu rzecznika patentowego powstaje po złożeniu ślubowania, z dniem dokonania wpisu na listę rzeczników patentowych (art. 18 ust. 1).

Niezależność tego zawodu oraz zachowanie tajemnicy zawodowej podkreśla się w art. 15a ustawy. Zadania rzecznika polegają na świadczeniu pomocy w sprawach własności przemysłowej. Zakres kompetencji rzecznika patentowego w zakresie świadczenia pomocy prawnej oraz technicznej określa art. 8 ustawy. Pomoc prawna polega w szczególności na udzielaniu porad i konsultacji prawnych, sporządzaniu opinii prawnych, badaniu stanu prawnego przedmiotów własności przemysłowej, zastępstwie prawnym i procesowym w sprawach własności przemysłowej oraz w postępowaniu z zakresu własności intelektualnej.

Prawidłowe wykonywanie zadań przez rzecznika patentowego wymaga zatem, aby samodzielnie podejmował on decyzje w ramach świadczenia pomocy prawnej, w tym w zakresie celów i sposobów przetwarzania danych osobowych przekazanych i zebranych w toku świadczenia tej pomocy. Ponadto ustawa nakłada na rzecznika patentowego szczególny reżim w zakresie przetwarzania danych osobowych, tj. tajemnicę zawodową. Wobec powyższego w zakresie danych osobowych przetwarzanych przez zewnętrznego rzecznika patentowego (niebędącego pracownikiem administratora) w celu świadczenia pomocy prawnej można zasadnie przyjąć, iż realizuje on w istocie własne zadania. Zatem co do zasady w tym zakresie należy przyznać mu status administratora. Tym samym w przypadku, gdy na potrzeby realizowanych przez niego działań dane przekazuje mu zatrudniający go podmiot, wówczas mamy do czynienia z udostępnieniem danych osobowych na rzecz odrębnego administratora.

Analogiczne zawody zaufania publicznego

Rzecznik patentowy wykonuje zawód zaufania publicznego, co wiąże się z tajemnicą zawodową – analogicznie do adwokatów i radców prawnych. Prezes UODO w odniesieniu to tych zawodów zaufania publicznego również wskazywał, że prowadzona przez nie obsługa prawna podmiotów nie wymaga zawarcia umów powierzenia przetwarzania danych osobowych. Kancelaria prawna jest odrębnym administratorem. Zawierając z nią umowę dotyczącą obsługi prawnej, nie ma potrzeby podpisywania umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych (patrz Newsletter UODO dla IOD, wydanie 12, grudzień 2020). Stanowisko to potwierdza również orzecznictwo, w tym wydany 17 czerwca 2026 r. wyrok NSA (sygn. akt III OSK 2175/24) uznający, że zewnętrzna kancelaria świadcząca na rzecz banku pomoc prawną ma status osobnego administratora.