WNIOSEK O ZMIANĘ PRZEPISÓW DOTYCZĄCYCH REKRUTACJI DO SZKÓŁ I PRZEDSZKOLI
W opinii UODO na potrzeby potwierdzenia spełnienia kryterium samotnego wychowywania dziecka podczas rekrutacji do szkół i przedszkoli nie powinny być pozyskiwane prawomocne wyroki sądów rodzinnych orzekające rozwód lub separację. Również okres retencji danych zebranych w toku rekrutacji budzi zastrzeżenia organu nadzorczego. Dlatego do Minister Edukacji skierowane zostało wystąpienie dotyczące wprowadzenia stosownych zmian w przepisach ustawy – Prawo oświatowe.
W wystąpieniu tym Prezes UODO wskazał, że jego wątpliwości budzi brzmienie art. 150 i art. 160 ustawy z dnia 14 grudnia 2016r. – Prawo oświatowe.
Pozyskiwanie wyroków sądów rodzinnych to za dużo
Artykuł 150 ust. 2 pkt 1 lit. c powołanej ustawy przewiduje, że do wniosku rekrutacyjnego do publicznego przedszkola, oddziału przedszkolnego w publicznej szkole podstawowej, publicznej innej formy wychowania przedszkolnego, publicznej szkoły, publicznej placówki, na zajęcia w publicznej placówce oświatowo-wychowawczej, na kształcenie ustawiczne w formach pozaszkolnych lub kwalifikacyjny kurs zawodowy dołącza się prawomocny wyrok sądu rodzinnego orzekający rozwód lub separację lub akt zgonu oraz oświadczenie o samotnym wychowywaniu dziecka oraz niewychowywaniu żadnego dziecka wspólnie z jego rodzicem.
W ocenie UODO, obowiązek załączania do wniosku rekrutacyjnego prawomocnego wyroku sądu rodzinnego orzekającego rozwód lub separację na potwierdzenie spełniania przez kandydata kryterium, jakim jest samotne wychowywanie kandydata w rodzinie, narusza określoną w RODO zasadę minimalizacji danych. Zgodnie z nią przetwarzanie powinno obejmować tylko takie dane, jakie są niezbędne dla realizacji konkretnego i określonego celu przetwarzania.
Tymczasem zakres i kategorie spraw oraz okoliczności oceniane przez sąd w związku z orzekaniem o rozwodzie (całokształt spraw małżeńskich, rodzicielskich i alimentacyjnych, mieszkaniowych czy majątkowych wskazany w przepisach ustawy z dnia 25 lutego 1964 r. – Kodeks rodzinny i opiekuńczy) determinują konieczność głębokiej ingerencji w sprawy rodziny i poszczególnych jej członków. Nierzadko informacje dotyczą także osób trzecich, a zatem dotykają w sposób niezwykle istotny prywatności rodziny, jej poszczególnych członków, ewentualnie innych osób.
W konsekwencji dyrektorzy szkół, do których wpływają wnioski rekrutacyjne zawierając w załączeniu wyroki sądów rodzinnych orzekające rozwód lub separację (zwłaszcza gdyby były przedkładane również z uzasadnieniem), pozyskują wiele różnego rodzaju danych odnoszących się do różnych kategorii osób, które nie są niezbędne do rozpatrzeni i weryfikacji spełnienia kryterium samotnego wychowywania kandydata w rodzinie. W ocenie organu nadzorczego konieczne jest zrezygnowanie z konieczności dołączania do składanego wniosku rekrutacyjnego pełnej treści dokumentów dotyczących sytuacji rodzinnej i przeanalizowanie innych form potwierdzania spełnienia kryterium samotnego wychowywania dziecka w rodzinie.
Możliwe rozwiązanie
Organ nadzorczy w wystąpieniu do Minister Edukacji wskazał, że skoro zgodnie z treścią art. 4 pkt 43 ustawy – Prawo oświatowe pojęcie „samotnego wychowywania dziecka” oznacza wychowywanie dziecka przez pannę, kawalera, wdowę, wdowca, osobę pozostającą w separacji orzeczonej prawomocnym wyrokiem sądu, osobę rozwiedzioną, chyba że osoba taka wychowuje wspólnie co najmniej jedno dziecko z jego rodzicem – wykazanie tej okoliczności mogłoby nastąpić poprzez złożenie zaświadczenia o stanie cywilnym lub odpisu skróconego aktu małżeństwa. Przyjęcie takiego rozwiązania dodatkowo sprzyjałoby ujednoliceniu zakresu danych pozyskiwanych od osób samotnie wychowujących dzieci, niezależnie od ich stanu cywilnego.
Konieczna ocena wpływu przepisów na prywatność
W przypadku podjęcia prac legislacyjnych nad zmianami w postulowanym zakresie niezwykle istotnym aspektem poprzedzającym przyjęcie podstawy prawnej przetwarzania danych będzie przeprowadzenie oceny wpływu projektowanych regulacji na ochronę danych osobowych. Zasadą przyjmowanych rozwiązań powinno być wprowadzenie przez projektodawcę określonych gwarancji dla pozyskiwania i dalszego przetwarzania danych osobowych. Ocena skutków projektowanej regulacji powinna wykazać ryzyka związane z zakresem pozyskiwanych danych i doprowadzić do ograniczenia ich gromadzenia jedynie do minimum niezbędnego dla realizacji zakładanego celu, a w rezultacie wyeliminować nadmiarową ingerencję w prawa i wolności wielu osób.
Potrzebna prawidłowa retencja
Wątpliwości organu nadzorczego wzbudza także okres retencji danych osobowych kandydatów (przyjętych) zgromadzonych w celach postępowania rekrutacyjnego. Zgodnie z art. 160 ust. 1 ustawy – Prawo oświatowe są one przechowywane nie dłużej niż do końca okresu, w którym uczeń korzysta z wychowania w danej placówce publicznej. Tym samym dane osobowe pozyskane w celu przeprowadzenia postępowania rekrutacyjnego mogą być przetwarzane przez cały okres wychowania w danej placówce. Tymczasem zarówno zakres danych osobowych gromadzonych w procesie rekrutacji (np. zawartych w dokumentach potwierdzających samotne wychowywanie dziecka), jak i cel ich przetwarzania nie wymagają tak długiego okresu przechowywania. Pozyskiwane informacje mają bowiem służyć wyłącznie przeprowadzanej rekrutacji, a nie dokumentowaniu całego procesu kształcenia w danej placówce. Ponadto powinny być przetwarzane z poszanowaniem określonej w RODO zasady ograniczenia przechowywania, a więc przez okres nie dłuższy, niż jest to niezbędne do celów, w których dane te zostały zebrane. Tym samym należy rozważyć weryfikację powołanego wyżej przepisu, którego aktualne brzmienie umożliwia przechowywanie danych przez długi okres, wykraczający poza osiągnięcie celu, jakim jest weryfikacja kryterium rekrutacyjnego. Stąd wniosek organu nadzorczego o przeanalizowanie powołanych wyżej przepisów pod kątem ich spójności z przepisami ogólnego rozporządzenia o ochronie danych.
