Wokanda bez informacji o chorobie sędziego

Dla poinformowania uczestników planowanego posiedzenia sądu o odwołaniu posiedzenia i przyczynie tego faktu wystarczające jest wskazanie, czy przyczyna odwołania jest usprawiedliwiona, czy nie. Nie ma potrzeby wskazywania konkretnego powodu, jakim może być np. choroba sędziego lub nagły wypadek losowy.

Przedstawiciel jednego z sądów rejonowych zwrócił się ostatnio do Prezesa UODO z prośbą o wyrażanie stanowiska w sprawie dotyczącej informacji zamieszczanych na wokandach sądowych w związku z odwołaniem planowanej rozprawy. Pytał, czy umieszczenie na wokandzie spraw sądowych, które zostały odwołane, informacji, iż powodem tego jest choroba sędziego referenta narusza przepisy RODO. Jak wyjaśniał, informacja o nagłym odwołaniu rozprawy z powodu choroby sędziego jest traktowana przez uczestników procesu z większym zrozumieniem niż wskazanie, iż przyczyną tego faktu jest usprawiedliwiona nieobecność sędziego, ponieważ wówczas strony dopytują o możliwość wyciągnięcia konsekwencji od sędziego za nieodbytą rozprawę. Ponadto zwrot „usprawiedliwiona nieobecność” nasuwa im podejrzenie, że nieobecność była zaplanowana, a nie nagła.

Sąd musi chronić dane osobowe

W odpowiedzi Prezes UODO wskazał, że dane umieszczane na wokandzie – w zakresie, w jakim przetwarzane są na potrzeby postępowań cywilnych – podlegają ochronie przewidzianej w RODO i w ustawie z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych. Z kolei w zakresie danych przetwarzanych na potrzeby postępowań karnych – wokanda podlegać będzie ochronie przewidzianej w ustawie z dnia 14 grudnia 2018 r. o ochronie danych osobowych przetwarzanych w związku z zapobieganiem i zwalczaniem przestępczości, wdrażającej dyrektywę 2016/680. Administrator danych, którym jest w tym przypadku sąd, zobowiązany jest zatem do wypełnienia obowiązków nałożonych na niego przepisami o ochronie danych osobowych, w tym obowiązków związanych z zapewnieniem bezpieczeństwa danych osobowych, m.in. przed niedozwolonym ich udostępnieniem.

Jednocześnie zgodnie z § 93 rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości z dnia 18 czerwca 2019 r. Regulamin urzędowania sądów powszechnych wokanda zawiera imiona i nazwiska orzeczników oraz ławników, sygnatury akt spraw wyznaczonych do rozpoznania w danym dniu, oznaczenie godzin, na które sprawy wyznaczono, imiona i nazwiska, nazwy lub firmy stron lub uczestników postępowania nieprocesowego. W postępowaniu karnym i w sprawach o wykroczenia podaje się ponadto sygnaturę akt oskarżyciela publicznego. W razie zaś wezwania na posiedzenie lub rozprawę świadków, biegłych i tłumaczy na wokandzie wskazuje się ich imiona i nazwiska wraz z oznaczeniem godziny, na którą są wezwani.

Natomiast w sprawach opiekuńczych osób małoletnich, rozpoznawanych przy drzwiach zamkniętych, nie podaje się na wokandzie danych małoletniego. Dodatkowo, z uwagi na ochronę moralności, bezpieczeństwa państwa i porządku publicznego oraz ze względu na ochronę życia prywatnego lub inny ważny interes prywatny, a szczególnie dobro małoletniego pokrzywdzonego przestępstwem, należy odstąpić od podania na wokandzie imion i nazwisk stron lub uczestników postępowania nieprocesowego lub wezwanych osób. W takiej sytuacji podaje się wyłącznie ich inicjały lub nie zamieszcza się żadnych danych identyfikujących te osoby (§ 93 ust. 3 i 4 Regulaminu urzędowania sądów powszechnych).

O ograniczeniu treści wokandy, stosownie do § 93 ust. 4 Regulaminu urzędowania sądów powszechnych, decyduje przewodniczący wydziału, przewodniczący posiedzenia lub rozprawy lub sędzia, któremu przydzielono daną sprawę. Co ważne, wokanda publikowana na stronie internetowej sądu nie zawiera danych osobowych stron, uczestników postępowania, ich przedstawicieli oraz pełnomocników, biegłych i świadków (§ 94 Regulaminu urzędowania sądów powszechnych).

W myśl § 92 ust. 3 Regulaminu urzędowania sądów powszechnych na wokandzie wskazuje się zaistniałe zmiany planowanego czasu rozpoznania danej sprawy oraz zaznacza numery spraw rozpoznanych w danym dniu niezwłocznie po zakończeniu każdej z nich. Zgodnie zaś z § 70 ust. 2 Regulaminu w przypadku odwołania posiedzenia, na wokandzie zamieszcza się informację o odwołaniu posiedzenia i przyczynie odwołania oraz, jeżeli to możliwe, także o nowym terminie posiedzenia.

Informacje dotyczące zdrowia to dane podlegające szczególnej ochronie

Odnosząc się do pytania o dopuszczalność podania na wokandzie informacji, iż przyczyną odwołania posiedzenia jest nieobecność sędziego z powodu choroby, organ nadzorczy wskazał, że informacje o chorobie należy uznać za dane dotyczące zdrowia, które stosownie do art. 9 ust. 1 RODO, są szczególnie chronione. Wyjaśnił przy tym, że pojęcie „danych dotyczących zdrowia” precyzują art. 4 pkt 15, a także motyw 35 RODO. Zgodnie zaś z orzecznictwem TSUE pojęcie to należy rozumieć szeroko (zob. wyrok z 6.11.2013 r. w sprawie C-101/01, Bodil Lindqvist, wyrok z 1.08.2022 r. w sprawie C‑184/20, Vyriausioji tarnybinės etikos komisija).

Przetwarzanie danych szczególnych kategorii jest możliwe jedynie w przypadkach określonych w art. 9 ust. 2 RODO, a także poprzez wykazanie niezbędności takiego przetwarzania we wskazanych w tym przepisie celach, np. w celu sprawowania wymiaru sprawiedliwości (art. 9 ust. 2 lit. f RODO) czy też ze względów związanych z ważnym interesem publicznym, które to przetwarzanie musi odbywać się na podstawie prawa Unii lub prawa państwa członkowskiego, które są proporcjonalne do wyznaczonego celu, nie naruszają istoty prawa do ochrony danych i przewidują odpowiednie i konkretne środki ochrony praw podstawowych i interesów osoby, której dane dotyczą (art. 9 ust. 2 lit. g RODO).

Trzeba pamiętać o proporcjonalności i niezbędności

Ponadto ograniczenie prawa do ochrony danych osobowych i prawa do prywatności musi spełniać przesłanki proporcjonalności wynikające zarówno z art. 5 ust. 1 lit. c RODO w zw. z art. 6 ust. 1 i 3 RODO, a także z art. 31 ust. 3 w zw. z art. 51 ust. 2 Konstytucji RP oraz z art. 52 ust. 1 Karty praw podstawowych.

Tymczasem w ocenie Prezesa UODO zamieszczanie na wokandzie informacji o chorobie sędziego jako przyczynie odwołania rozprawy budzi wątpliwości pod kątem proporcjonalności i niezbędności przetwarzania takich danych. I to zarówno w świetle zasad ochrony danych osobowych, jak i tym bardziej, w sytuacji, gdy przepisy Regulaminu urzędowania sądów powszechnych nie przewidują takiej możliwości. Wydaje się, że przyjęcie takiego brzmienia § 70 ust. 2 tego Regulaminu powodowane było potrzebą poinformowania uczestników planowanego posiedzenia sądu, czy przyczyna odwołania jest usprawiedliwiona, czy nie, bez potrzeby wskazywania na konkretną przyczynę, np. chorobę sędziego czy nagły wypadek losowy.

Administrator musi sam dokonać analizy sytuacji

Każdorazowo ocena przetwarzania danych osobowych, w tym ich udostępniania, należy do administratora i powinna być poprzedzona dokonaniem analizy ryzyka. To administrator bowiem decyduje, czy istnieją podstawy do udostępnienia danych osobowych i czy odbywa się to w niezbędnym zakresie, tak aby ograniczyć ryzyko udostępnienia informacji podmiotom/osobom nieuprawnionym czy w nadmiarowym zakresie – stosownie do zasady ograniczonego celu i minimalizacji danych. Zgodnie z zasadą rozliczalności, administrator wykazuje, że zastosował rozwiązania adekwatne do stwierdzonych ryzyk.