Dokumentacja medyczna adoptowanego dziecka – wystąpienie Prezesa UODO do Minister Zdrowia

Prezes UODO zabiega o dokonanie takich zmian w przepisach regulujących postępowanie z dokumentacją medyczną, by możliwa była aktualizacja zawartych w niej danych osobowych adoptowanych dzieci.

Wystąpienie w sprawie braku regulacji prawnych dotyczących zasad i sposobu wprowadzania zmian w dokumentacji medycznej dziecka, które zostało przysposobione całkowicie, Prezes UODO skierował do minister zdrowia. Wskazał w nim, że problem ten ujawnił się w związku z rozpatrywaną przez Prezesa UODO skargą matki dziecka w pełni przysposobionego, którego dane osobowe nie zostały zaktualizowane przez placówkę medyczną. W skardze podniesiono, że po adopcji skarżąca poinformowała podmiot medyczny o nowym numerze PESEL dziecka i złożyła nową deklarację wyboru lekarza i pielęgniarki POZ. Tymczasem w dokumentacji medycznej, w tym w zaświadczeniu lekarskim, nadal widniał stary numer, co skutkowało ujawnieniem informacji o procedurze adopcji.

Z dokumentacji medycznej nie można usuwać danych

Obecnie dokumentacja medyczna, stosownie do przepisów ustawy z 6 listopada 2008 r. o prawach pacjenta i Rzeczniku Praw Pacjenta (art. 23 ust. 2 i art. 24 ust. 1) podlega ochronie prawnej, a podmiot udzielający świadczeń zdrowotnych ma obowiązek zapewnić ochronę danych gromadzonych w dokumentacji medycznej. Szczegółowe regulacje związane z zakresem dokumen-tacji medycznej oraz sposobem jej prowadzenia i przetwarzania zawartych w niej danych osobowych zawierają natomiast przepisy wykonawcze wydane na podstawie art. 30 wymienionej ustawy.

Przesądzają one (§ 4 ust. 6 rozporządzenia Ministra Zdrowia z 6 kwietnia 2020 r. w sprawie rodzajów, zakresu i wzorów dokumentacji medycznej oraz sposobu jej przetwarzania), że wpis w dokumentacji w postaci papierowej nie może być z niej usunięty, a jeżeli został dokonany błędnie, skreśla się go i zamieszcza adnotację o przyczynie błędu oraz datę i oznaczenie osoby dokonującej adnotacji, zgodnie z § 10 pkt 3. Brak jest natomiast jakichkolwiek przepisów, które umożliwiałyby zmianę danych osobowych dziecka zawartych w dokumentacji medycznej w związku z koniecznością uwzględnienia takich okoliczności, jak dokonanie jego przysposobienia pełnego.

Nowy akt urodzenia i nowy numer PESEL dla przysposobionego

Tymczasem przysposobienie pełne (zgodnie z art. 121 § 1 i § 2. Kodeksu rodzinnego i opiekuńczego) prowadzi do powstania między przysposabiającym a przysposobiobionym takiego stosunku, jak między rodzicami a dziećmi, w tym przysposobiony nabywa prawa i obowiązki wynikające z pokrewieństwa w stosunku do krewnych przysposabiającego. Zmianie ulega nazwisko przysposabianego, a dodatkowo zmianie może ulec również jego imię (stosownie do art. 122 Kodeksu rodzinnego i opiekuńczego).

Ponadto sąd opiekuńczy, orzekając przysposobienie pełne małoletniego może – w myśl art. 72 ustawy z 28 listopada 2014 r. – Prawo o aktach stanu cywilnego – postanowić o sporządzeniu dla niego nowego aktu urodzenia. Dotychczasowy akt urodzenia, stosownie do brzmienia art. 73 ust. 1 ustawy – Prawo o aktach stanu cywilnego, nie podlega ujawnieniu. Sporządzenie nowego aktu skutkuje nadaniem nowego numeru PESEL. Zgodnie bowiem z art. 20 ust. 1 ustawy – Prawo o aktach stanu cywilnego, kierownik urzędu stanu cywilnego, który sporządził akt urodzenia, występuje, za pośrednictwem systemu teleinformatycznego, o nadanie numeru PESEL, który po nadaniu jest zamieszczany w rejestrze stanu cywilnego.

Sporządzenie nowego aktu urodzenia w wyniku przysposobienia albo obalenia domniemania ojcostwa męża matki skutkuje nadaniem nowego numeru PESEL i usunięciem z rejestru PESEL oraz z rejestrów mieszkańców prowadzonych przez organy gmin właściwe ze względu na aktualne lub poprzednie miejsca zameldowania na pobyt stały lub czasowy danych przysposobionego albo osoby, której dotyczy obalenie domniemania ojcostwa męża matki, zamieszczonych w tych rejestrach przed przysposobie-niem albo przed obaleniem domniemania ojcostwa męża matki (stosownie do § 5 ust. 1 rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych z 4 stycznia 2012 r. w sprawie nadania lub zmiany numeru PESEL).

Niezgodność z RODO

Biorąc pod uwagę przedstawiony stan prawny i problem, jaki został opisany w skardze, Prezes UODO uznał, iż niezbędne jest podjęcie możliwie pilnych działań legislacyjnych w celu zapewnienia skutecznej ochrony danych osobowych dzieci przysposobionych, które zawarte są w dokumentacji medycznej.Brak kompleksowych regulacji, które umożliwiałyby zmianę takich danych i realizację prawa dostępu do aktualnych danych, budzi poważne zastrzeżenia z punktu widzenia określonych w RODO zasad ochrony danych osobowych, w tym m.in. zgodności z prawem, rzetelności i przejrzystości czy prawidłowości. Prezes UODO podkreślił, że podstawa przetwarzania danych osobowych, które są niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze lub wykonania zadania realizowanego w interesie publicznym lub w ramach sprawowania władzy publicznej – właściwa dla podmiotów prawa publicznego – musi być określona w sposób jasny i precyzyjny w prawie Unii lub w prawie państwa członkowskiego, któremu podlega administrator. Wymóg taki wynika także z przepisów Konstytucji RP.

Dodatkowo wskazał, że utrzymywanie w obrocie dokumentów zawierających uprzednie dane identyfikacyjne, które utraciły aktualność na skutek sporządzenia nowego aktu urodzenia, budzi też wątpliwości z perspektywy określonej w RODO zasady minimalizacji danych, a także w związku z konstytucyjnym nakazem, by władze publiczne pozyskiwały, gromadziły i udostępniały jedynie takie informacje o obywatelach, które są niezbędne dla demokratycznego państwa prawa.

Interwencja RPD i pierwsze działania

Na problem z zapewnieniem ciągłości dokumentacji medycznej dzieci przysposobionych zwróciła uwagę również Rzeczniczka Praw Dziecka, która o korektę przepisów w tym zakresie wystąpiła do: Ministra Zdrowia, Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji, Ministra Sprawiedliwości oraz Ministra Obrony Narodowej, a więc podmiotów, które wydają przepisy wykonawcze dotyczące dokumentacji medycznej. Jej inicjatywa została przychylnie przyjęta przez resorty sprawiedliwości, obrony narodowej oraz spraw wewnętrznych i administracji, które już podjęły lub zapowiedziały rozpoczęcie stosownych inicjatyw legislacyjnych.

Potrzeba kompleksowych regulacji

Zwrócono jednak uwagę na potrzebę podjęcia spójnych rozwiązań prawnych w odniesieniu do wszystkich rozporządzeń wykonawczych wydanych na podstawie art. 30 ustawy o Rzeczniku Praw Pacjenta. Ma to istotne znaczenie ze względu na konieczność stosowania przez podmioty lecznicze (niezależnie od podmiotu tworzącego) jednolitej dokumentacji medycznej. Jeden z resortów zaznaczył, że podejmie prace nad zmianą rozporządzenia niezwłocznie po zainicjowaniu podobnych prac przez Ministerstwo Zdrowia.

Biorąc powyższe pod uwagę oraz fakt, że resort zdrowia prowadził zaawansowane prace nad nowelizacją rozporządzenia Ministra Zdrowia w sprawie rodzajów, zakresu i wzorów dokumentacji medycznej oraz sposobu jej przetwarzania, Prezes UODO postanowił wystąpić do tego resortu o podjęcie możliwie pilnych kompleksowych działań legislacyjnych w opisanej sprawie, tak by zapewnić właściwe gwarancje w zakresie prawa dostępu do aktualnych i prawidłowych danych osobowych zawartych dokumentacji medycznej przy zachowaniu prawa do prywatności i prawa do ochrony danych osobowych.