Wybory społecznego inspektora pracy a udostępnianie przez pracodawcę listy pracowników zakładowej organizacji związkowej
Pracodawca na potrzeby przeprowadzenia wyboru społecznego inspektora pracy powinien udostępnić związkowi zawodowemu – na jego wniosek – listę pracowników. Związek występujący o dane osobowe ma zaś obowiązek uzasadnić niezbędność ich pozyskania w określonym celu. Musi też wskazać podstawę prawną, aby administrator mógł ocenić, czy takie udostępnienie nie naruszy praw i wolności osób, których dane dotyczą.
Przepisy ustawy z dnia 24 czerwca 1983 r. o społecznej inspekcji pracy stanowią, że jest to służba społeczna pełniona przez pracowników. Ma na celu zapewnienie przez zakład pracy bezpiecznych i higienicznych warunków pracy oraz ochronę uprawnień pracowniczych określonych w przepisach prawa pracy (art. 1). Co równie istotne, reprezentuje ona interesy wszystkich pracowników zakładu pracy (art. 2). To oni wybierają i odwołują społecznych inspektorów pracy. Wybory przeprowadzają zakładowe organizacje związkowe, na podstawie uchwalonych przez siebie regulaminów (art. 6 ust. 1 w związku z ust. 6).
Z kolei przepisy ustawy z dnia 23 maja 1991 r. o związkach zawodowych przesądzają, że do zakresu działania zakładowej organizacji związkowej należy w szczególności kierowanie działalnością społecznej inspekcji pracy i współdziałanie z państwową inspekcją pracy (art. 26 pkt 4). Obowiązkiem pracodawcy jest zaś udzielanie na wniosek organizacji związkowej informacji niezbędnych do prowadzenia działalności związkowej w terminie 30 dni od otrzymania wniosku (art. 28. ust. 1 w zw. z ust. 2).
Dane pracowników niezbędne do prawidłowych wyborów
Wobec faktu, że społecznych inspektorów pracy wybierają i odwołują pracownicy zakładu pracy, organizacja związkowa ma obowiązek zapewnić, aby udział w głosowaniu wzięły wyłącznie uprawnione osoby oraz wykazać, że głosowała wymagana większość pracowników. Nie dysponując listą osób zatrudnionych w danym zakładzie pracy, organizacja nie będzie w stanie nawiązać z nimi kontaktu i zweryfikować, czy głosujący są osobami uprawnionymi do głosowania, a tym samym – zapewnić zgodnego z prawem przeprowadzenia głosowania.
W związku z tym udostępnienie przez pracodawcę związkowi zawodowemu – na jego wniosek – listy pracowników, obejmującej np. takie dane, jak: imię, nazwisko i służbowe dane do kontaktu (jako danych związanych z zatrudnieniem pracowników i niewkraczających w sferę ich prywatności) na potrzeby przeprowadzenia głosowania służy realizacji ustawowego obowiązku przeprowadzenia zgodnych z prawem wyborów społecznego inspektora pracy. Żeby prawidłowo wykonać ten obowiązek, organizacja związkowa musi bowiem ustalić krąg osób uprawnionych do głosowania, sporządzić listę wyborców, zweryfikować frekwencję i udokumentować prawidłowość wyborów. W takim przypadku przesłanką legalizującą przetwarzanie danych osobowych jest niezbędność przetwarzania do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze (art. 6 ust. 1 lit. c RODO).
Udostępnienie zgodnie z zasadą minimalizacji danych
Pracodawca – jako administrator danych osobowych pracowników – rozpatrując wniosek organizacji związkowej, powinien ocenić przede wszystkim, czy jest on należycie uzasadniony oraz udostępnić dane pracowników jedynie w zakresie niezbędnym do realizowanego celu (tj. umożliwienia przeprowadzenia głosowania) – zgodnie z zasadą minimalizacji w wyrażoną w art. 5 ust. 1 lit. c RODO. Stanowi ona, że dane osobowe muszą być adekwatne, stosowne oraz ograniczone do tego, co niezbędne do celów, w których są przetwarzane.
Wykorzystanie jedynie w celu wyborczym
Przekazanie listy pracowników organizacji związkowej nie służy prowadzeniu działalności związkowej wobec tych pracowników ani ustalaniu ich członkostwa, lecz realizacji ustawowego obowiązku przeprowadzenia wyborów organu reprezentującego wszystkich pracowników, niezależnie od ich przynależności związkowej. Szczególnie że, zgodnie z powołanym powyżej art. 6 usip, społecznych inspektorów pracy wybierają i odwołują pracownicy zakładu pracy. Samo zaś przekazanie danych nie ujawnia ani nie pozwala wywodzić informacji o członkostwie w związku zawodowym.
Jeśli zatem dane osobowe pracowników są niezbędne organizacji związkowej do przeprowadzenia wyboru społecznego inspektora pracy, to pracodawca ma obowiązek przekazać żądane informacje. Podmiot występujący o dane osobowe ma zaś obowiązek uzasadnić niezbędność ich pozyskania w określonym celu, a także wskazać podstawę prawną, aby administrator mógł ocenić, czy takie udostępnienie danych nie naruszy praw i wolności osób, których te dane dotyczą.
