Żądanie nagrania z próbką wystąpienia wykładowcy w przetargu na usługi szkoleniowe
Przeprowadzenie testu niezbędności pozyskiwania danych osobowych w postaci wizerunku i głosu osoby mającej poprowadzić szkolenie, a także dokonanie analizy ryzyka to działania pozwalające przesądzić o dopuszczalności pozyskiwania w przetargu próbki nagrania wystąpienia prelegenta.
W ostatnim czasie podmiot organizujący przetarg na szkolenie zwrócił się do Prezesa UODO o opinię w sprawie dopuszczalności przetwarzania na potrzeby wyboru najkorzystniejszej oferty danych osobowych w postaci wizerunku i głosu osoby mającej realizować tę usługę. Dane te miałyby być zawarte w dołączanym do oferty ok. 30-minutowym nagraniu, na którym występowałaby wyłącznie osoba mająca przeprowadzić szkolenie, prezentująca swoje umiejętności „w praktyce”.
Wątpliwości organizatora przetargu wynikały m.in. z otwartego katalogu/zakresu danych osobowych, jaki można przetwarzać w związku z postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego, w tym m.in. udostępniać w trybie art. 74 ustawy z dnia 11 września 2019 r. – Prawo zamówień publicznych, które zakłada jawność protokołu postępowania i jego załączników, w tym ofert wraz z załącznikami.
Ograniczona właściwość Prezesa UODO
W odpowiedzi Prezes UODO zaznaczył, że poruszone kwestie dotyczą w przede wszystkim zagadnień uregulowanych w ustawie – Prawo zamówień publicznych, a jedynie w ograniczonym zakresie problematyki ochrony danych osobowych. W zakresie kompetencji Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych jako organu właściwego w sprawie ochrony danych osobowych nie mieści się zaś dokonywanie wykładni przepisów ustawy – Prawo zamówień publicznych.
Z tego powodu zasygnalizował jedynie, że Prawo zamówień publicznych w art. 106 ust. 1 ustanawia otwarty katalog przedmiotowych środków dowodowych, czyli środków służących potwierdzeniu zgodności oferowanych dostaw, usług lub robót budowlanych z wymaganiami, cechami lub kryteriami określonymi w opisie przedmiotu zamówienia lub opisie kryteriów oceny ofert, lub wymaganiami związanymi z realizacją zamówienia (art. 7 pkt 20). Jest on ograniczony jedynie wymaganiami, by środki te:
- były związane z przedmiotem zamówienia publicznego (art. 106 ust. 2),
- były proporcjonalne do przedmiotu zamówienia publicznego (art. 106 ust. 2),
- nie ograniczały uczciwej konkurencji i równego traktowania wykonawców (art. 106 ust. 3 zdanie pierwsze).
Ocena potrzeby żądania konkretnego przedmiotowego środka dowodowego w danym postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego i spełnienia ww. przesłanek należy do zamawiającego. Natomiast prawidłowość tej oceny będzie badana w pierwszej kolejności przez właściwe organy odwoławcze w ramach postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, a nie przez organ właściwy w sprawie ochrony danych osobowych. Ocenie powinno przy tym także podlegać, czy pozyskanie tego typu danych i informacji nie doprowadzi także do naruszenia przepisów ustawy z dnia 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych.
Odnosząc się zaś bezpośrednio do kwestii pozyskiwania przez zamawiającego danych osobowych w zakresie wizerunku i głosu trenera, Prezes UODO wskazał, że zarówno w doktrynie[1], jak i w orzecznictwie[2] wyrażono pogląd, że przedmiotowymi środkami dowodowymi mogą być również prezentacje, demonstracja, wizualizacja, testy, a prezentacja próbki może nawet przybrać postać zbadania umiejętności osób, które mają osobiście świadczyć usługę stanowiącą przedmiot zamówienia.
Zagrożenia związane z deepfake
Jednocześnie podkreślił, że rozwój nowych technologii, które umożliwiają przekształcenie wizerunku i głosu (deepfake), wpłynął w ostatnim czasie na wzrost zagrożeń związanych z przetwarzaniem tych danych. Dotyczą one nie tylko pojedynczych osób, ale również grup osób, społeczeństwa czy interesu państwa, na co Prezes UODO wielokrotnie zwracał uwagę (zob. m.in. wystąpienie z 13 września 2025 r. DPNT.413.31.2025, dostępne na stronie internetowej pod linkiem). Zagrożenia te należy brać również pod uwagę m.in. w kontekście udostępniania danych w ramach postępowań przetargowych.
Test niezbędności i analiza ryzyka
W tej sytuacji w pierwszej kolejności należałoby rozważyć zastosowanie zasady minimalizacji, o której mowa w art. 5 ust. 1 lit. c RODO. W tym celu niezbędne byłoby w pierwszej kolejności przeprowadzenie testu niezbędności pozyskiwania danych osobowych w postaci wizerunku i głosu, a także dokonanie analizy ryzyka, zważywszy że pozyskane dane trenera/trenerów mogą podlegać udostępnieniu innym uczestnikom postępowania w przedmiocie udzielenia zamówienia publicznego. Pomocna w tym względzie wydaje się analiza regulacji zawartych w art. 74 ust. 3 i 4 oraz art. 18 ust. 3–6 ustawy – Prawo zamówień publicznych, a także w RODO, do którego przepisy ustawy – Prawo zamówień publicznych odsyłają.
Dopiero po ich przeprowadzeniu należałoby rozważyć zastosowanie jako ewentualnej podstawy dla pozyskiwania i dalszego wykorzystywania ww. danych art. 6 ust. 1 lit. e RODO warunkującego przetwarzanie danych osobowych ich niezbędnością do wykonania zadania realizowanego w interesie publicznym lub w ramach sprawowania władzy publicznej powierzonej administratorowi.
[1] Józef Edmund Nowicki [w:] Józef Edmund Nowicki, Piotr Wiśniewski „Prawo zamówień publicznych. Komentarz”, Warszawa 2023 – komentarz do art. 106 ustawy – Prawo zamówień publicznych w prawniczym programie komputerowym LEX.
[2] Wyrok Krajowej Izby Odwoławczej z dnia 25 marca 2015 r. wydany w sprawie o sygn. akt KIO 506/15 (prawniczy program komputerowy LEX nr 1678013).
