Możliwość powtórnego wykorzystania przez rozgłośnię radiową fragmentów wypowiedzi słuchaczy

Klauzuli prasowej nie należy postrzegać jako wyłączającej stosowanie ochrony danych osobowych do działalności dziennikarskiej, literackiej lub artystycznej. Wyjątki przewidziane są dla ściśle określonych czynności składających się na
proces tworzenia dzieła. Nie dotyczą one natomiast innych celów, w których dane osobowe są przetwarzane w ramach działalności firmy, np. na potrzeby marketingu czy prowadzenia rozliczeń finansowo-księgowych.

Na prośbę jednego z IOD Prezes UODO odniósł się do możliwości ponownego wykorzystania przez rozgłośnię radiową wyemitowanych na żywo wypowiedzi słuchaczy w formie krótkich urywków dźwiękowych. Dla pytającego szczególnie istotne było, czy wykorzystanie w celach promocyjnych, informacyjnych lub archiwalnych krótkich fragmentów wypowiedzi, która została już nadana w audycji, mieści się w ramach dozwolonego użytku i nie wymaga uzyskania dodatkowej zgody.
W pytaniu inspektor nie wskazał jednak, jakie cele obejmuje dotychczasowa zgoda słuchacza. Jako argumenty przemawiające za tym, że możliwe jest takie powtórne wykorzystanie wyemitowanych już wypowiedzi, wskazał, że w większości przypadków na podstawie samego nagrania dźwiękowego trudno jednoznacznie zidentyfikować osobę fizyczną oraz że podobne praktyki są stosowane w mediach, np. w przypadku cytowania wypowiedzi prasowych w innych artykułach lub reportażach.

W odpowiedzi Prezes UODO zaznaczył, że opisaną kwestię należy ocenić zarówno z uwzględnieniem regulacji prawa autorskiego i prawa prasowego, jak i przez pryzmat przepisów o ochronie danych osobowych.

Czy głos to dane osobowe?

Stosownie bowiem do art. 4 pkt 1 RODO „dane osobowe” oznaczają wszelkie informacje o zidenty-fikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osobie fizycznej („osobie, której dane dotyczą”); możli-wa do zidentyfikowania osoba fizyczna to osoba, którą można bezpośrednio lub pośrednio zidenty-fikować, w szczególności na podstawie identyfikatora takiego jak imię i nazwisko, numer identyfi-kacyjny, dane o lokalizacji, identyfikator internetowy lub jeden bądź kilka szczególnych czynników określających fizyczną, fizjologiczną, genetyczną, psychiczną, ekonomiczną, kulturową lub społeczną tożsamość osoby fizycznej.

Oceny, czy określone informacje stanowią dane osobowe (czy dotyczą zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osoby), należy dokonywać z uwzględnieniem wszystkich elementów definicji danych osobowych oraz w odniesieniu do danego stanu faktycznego. Istotnym kryterium, które po-winno być brane pod uwagę jest również to, kto dysponuje i np. udostępnia określone informacje na temat danej osoby, a także to, kto może być ich odbiorcą. Wskazówki w powyższym zakresie znaleźć można m.in. w motywie 26 RODO.

Biorąc pod uwagę powyższe definicje i wskazówki, głos osoby należy uznać za dane osobowe w przy-padku, gdy dla określonego podmiotu istnieje możliwość zidentyfikowania tej osoby. Przy ocenie prawdopodobieństwa powiązania danych z konkretną osobą należy między innymi uwzględniać rozwój technologii i dostępność różnych narzędzi informatycznych umożliwiających przetwarzanie danych osobowych uzyskiwanych lub łączonych z różnych źródeł oraz to, kto może mieć dostęp do tych danych.

Czy można skorzystać z wyłączenia stosowania RODO?

Na podstawie art. 2 ust. 1 ustawy z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych, do działal-ności polegającej na redagowaniu, przygotowywaniu, tworzeniu lub publikowaniu materiałów pra-sowych w rozumieniu ustawy z dnia 26 stycznia 1984 r. – Prawo prasowe, a także do wypowiedzi w ramach działalności literackiej lub artystycznej nie stosuje się przepisów art. 5-9, art. 11, art. 13-16, art. 18-22, art. 27, art. 28 ust. 2-10 oraz art. 30 RODO.

Żeby jednak móc powoływać się na to wyłączenie, należy przede wszystkim ustalić, czy mamy do czy-nienia z działalnością polegającą na redagowaniu, przygotowywaniu, tworzeniu lub publikowaniu materiałów prasowych, w tym czy określony materiał ma znamiona materiału prasowego w kontek-ście art. 2 ust. 1 ustawy o ochronie danych osobowych i art. 7 ust. 2 pkt. 1 i 4 ustawy Prawo prasowe.

Jeśli planowana publikacja nie będzie spełniać warunków do uznania jej za materiał prasowy, to przepisy dotyczące przetwarzania danych osobowych, w tym regulujące przesłanki dopuszczalności ich przetwarzania (art. 6 ust. 1 i art. 9 ust. 2) oraz obowiązek informacyjny (art. 13, art. 14), powinny być stosowane w pełnym zakresie.

Należy podkreślić, że wyłączenie stosowania wymienionych wyżej przepisów RODO nie oznacza, że dziennikarze nie muszą chronić praw osób, których dane przetwarzają, lecz jedynie że ochrona zos-tała ukształtowana inaczej. Działalność prasowa podlega bowiem regulacji Prawa prasowego i tam ukształtowane są odmienne konstrukcje mające służyć ochronie osób, których dane są przetwarzane (zob. np. wyrok NSA z 7 września 2021 r. sygn. akt III OSK 2883/21).

Kiedy potrzebna jest odrębna zgoda?

Dla oceny analizowanej kwestii istotne jest też ustalenie, w jakich celach będą przetwarzane dane osobowe (zapis foniczny rozmowy), a także jakie cele obejmuje zgoda wyrażona przez słuchacza. Dzięki temu możliwe będzie stwierdzenie, jakie przepisy prawa znajdą zastosowanie i czy na określo-ne działania niezbędna jest odrębna zgoda w rozumieniu przepisów o ochronie danych osobowych.

Z perspektywy ochrony danych osobowych należy pamiętać, że jeżeli administrator przetwarza dane osobowe, np. publikuje je, to do niego należy określenie: celu przetwarzania danych, podstawy prawnej, zakresu ujawnianych danych oraz okresu, przez jaki będą one przetwarzane. Administrator ma bowiem obowiązek przetwarzania danych osobowych zgodnie z określonymi w art. 5 RODO zasadami: legalności, rzetelności i przejrzystości, ograniczenia celu, adekwatności, prawidłowości oraz integralności i poufności.

Odnosząc się zaś do kwestii przesłanki zgody jako podstawy do przetwarzania danych (w tym do pu-blikacji nagrań rozmów) warto pamiętać, że w każdym przypadku opierania się na przesłance zgody należy zadbać o to, aby osoba, która taką zgodę ma wyrazić, dysponowała dokładnymi i pełnymi informacjami na temat tego, w jaki sposób jej dane (np. nagranie jej wypowiedzi) będą wykorzysty-wane (w tym m.in. w jakim celu/celach, w jakim zakresie, w jakim okresie). Informacje te są nie-zbędne, aby osoba ta mogła świadomie wyrazić swoją wolę.

Jednocześnie podkreślić należy, że na gruncie prawa ochrony danych osobowych, aby zgoda mogła stanowić podstawę przetwarzania danych, musi spełniać bardzo konkretne warunki określone w art. 4 pkt 11 oraz w art. 7 RODO. Artykuł 4 pkt 11 RODO stanowi, że zgoda osoby, której dane dotyczą, oznacza: dobrowolne, konkretne, świadome i jednoznaczne okazanie woli, którym osoba, której dane dotyczą, w formie oświadczenia lub wyraźnego działania potwierdzającego, przyzwala na przetwarzanie dotyczących jej danych osobowych.

W pkt. 3.3.1 Wytycznych EROD 05/2020 dotyczących zgody na mocy rozporządzenia 2016/679 wska-zano w szczególności, że aby móc uznać, że zgoda jest „świadoma”, należy poinformować osobę, której dane dotyczą, o określonych elementach kluczowych w celu dokonania wyboru. W związku z tym EROD jest zdania, że do uzyskania ważnej zgody wymagane są przynajmniej następujące informacje:

• 1) tożsamość administratora;
• 2) cel każdej operacji przetwarzania, w odniesieniu do której prosi się o zgodę;
• 3) jakie dane (jaki rodzaj danych) będą gromadzone i wykorzystywane;
• 4) istnienie prawa do wycofania zgody.

Podsumowując, EROD wskazuje, że w zależności od okoliczności i kontekstu sprawy konieczne może być zapewnienie większej ilości informacji, aby umożliwić osobom, których dane dotyczą, rzeczywiste zrozumienie danych operacji przetwarzania.

Gdzie szukać przydatnych informacji?

Jednocześnie warto przypomnieć, że informacje o tym, w jaki sposób rozgłośnie radiowe powinny dbać o zgodne z prawem przetwarzanie danych znaleźć można na stronie internetowej UODO w takich materiałach, jak:

• Rozgłośnie publiczne muszą zadbać o zgodne z prawem przetwarzanie danych,

• Kara dla Polskiego Radia Szczecin za brak procedur chroniących prawa bohaterów publikacji.