Publikacja danych osobowych absolwentów uczelni w księdze jubileuszowej

Tylko zgoda uprawnia szkołę wyższą do publikacji imion i nazwisk absolwentów oraz roku ukończenia przez nich studiów w księdze pamiątkowej wydawanej z okazji jubileuszu uczelni.

Trudności z pozyskaniem zgody absolwentów – zwłaszcza ze względu na upływ czasu – powodują, że szkoły wyższe starają się znaleźć inną podstawę uprawniającą je do publikacji wymienionych danych.

Podnoszą np., że jednymi z realizowanych przez uczelnie oraz inne instytucje badawcze celów wskazanych w preambule do ustawy z dnia 20 lipca 2018 r. – Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce są przyczynianie się do rozwoju kultury i współkształtowanie standardów moralnych obowiązujących w życiu publicznym. Przyjmują, że promocja dorobku uczelni i prezentacja jej absolwentów służy tym celom. Zatem publikacja informacji o absolwentach to działanie w interesie publicznym, a więc z zastosowaniem przesłanki, o której mowa w art. 6 ust. 1 lit. e ogólnego rozporządzenia o ochronie danych (RODO). Tymczasem…

… nie tędy droga.

Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce, stanowiące podstawę funkcjonowania szkół wyższych, nie przewiduje możliwości publikacji danych osobowych absolwentów. Tym samym uczelnia nie może powołać się na przesłankę, o której mowa w art. 6 ust. 1 lit. c RODO, która zezwala na przetwarzanie danych, jeśli jest to niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze.

Zastosowania nie ma również przesłanka określona w art. 6 ust. 1 lit. e RODO, umożliwiająca przetwarzanie danych, gdy jest ono niezbędne do wykonania zadania realizowanego w interesie publicznym. Nie są bowiem spełnione odpowiednie warunki. Kluczowe w tym przypadku jest bowiem ustalenie, czy zachodzi kryterium „niezbędności” przetwarzania danych osobowych dla wykonania zadania realizowanego w interesie publicznym. Przesłanka „interesu publicznego” musi być rozpatrywana w powiązaniu z określoną w art. 51 ust. 2 Konstytucji RP zasadą pozyskiwania przez władze publiczne informacji od obywateli tylko w takim zakresie, w jakim jest to niezbędne w demokratycznym państwie prawa. Kryterium interesu publicznego musi być więc zawsze powiązane i wyważone z interesem poszczególnych osób, których dane dotyczą.

W tym kontekście warto odwołać się zarówno do wyroku Trybunału Sprawiedliwości Unii Europejskiej (TSUE) z 16 grudnia 2008 r. w sprawie C-524/06, Heinz Huber v. Bundesrepublik Deutschland, jak i do stanowiska doktryny odnoszącego się do omawianego zagadnienia.

Wynika z nich, że „przesłanki niezbędności w relacji do realizacji zadań publicznych nie można interpretować rozszerzająco, zaś sposób przetwarzania powinien być adekwatny do realizowanego celu i będzie taki wyłącznie wówczas, gdy celu przetwarzania nie można w rozsądny sposób osiągnąć innymi sposobami.” (D. Lubasz, W. Chomiczewski[w:] RODO. Ogólne rozporządzenie o ochronie danych. Komentarz, red. E. Bielak-Jomaa, Warszawa 2018, art. 6. (dostęp: 2024-05-23 11:29).

Promocja osiągnięć szkoły wyższej jest ogólnym celem przetwarzania danych wywiedzionym
z preambuły Prawa o szkolnictwie wyższym.

Cel ten może zostać osiągnięty na wiele sposobów

– bez użycia danych osobowych absolwentów – albo za zgodą absolwentów na przetwarzanie danych osobowych. Dlatego nie można uznać zamieszczenia w przestrzeni publicznej bez wiedzy i zgody absolwentów ich danych osobowych w postaci imienia i nazwiska oraz roku ukończenia szkoły wyższej za działanie niezbędne dla promowania osiągnięć szkoły wyższej, i co za tym idzie za działanie adekwatne w myśl zasady minimalizacji danych (art. 5 ust. 1 lit. c RODO).

Należy również dodać, że TSUE w swoich stanowiskach wielokrotnie wskazywał na ryzyka związane z pozostawianiem danych osobowych w przestrzeni publicznie dostępnej, jaką jest internet. Wielokrotnie podkreślał konieczność ważenia niezbędności takich działań ze względu na liczne ryzyka, jakie wiążą się z ponownym wykorzystaniem tych danych poza kontrolą dotychczasowego administratora w różnych celach. Jako przykłady można wskazać:

•  wyrok TSUE z 8 grudnia 2022 r. w sprawie C-460/20 U, RE v. Google LLC czy też

•  wyrok TSUE z 14 grudnia 2023 r. w sprawie C-456/22 VX, AT v. Gemeinde Ummendorf.

Warto też podkreślić, że informacja o dacie ukończenia szkoły wyższej może w pośredni sposób wskazywać na wiek absolwenta – tak więc publikacja danych osobowych wiązałaby się z możliwością udostępnienia dodatkowych danych osobowych.

Należy również zaznaczyć, że problem z dotarciem do absolwentów w celu pozyskania zgody, będzie również rodził problem z realizacją wobec tych osób obowiązku informacyjnego, o którym mowa w art. 13 i 14 RODO.

Warunki, które muszą być spełnione, by możliwe było ograniczenie praw osób, których dane dotyczą, są ściśle określone w art. 23 ust. 1 RODO. Nie można uznać, że w omawianym przypadku będziemy mieli do czynienia z przesłanką z art. 23 ust. 1 lit. e RODO – przetwarzanie służy innym ważnym celom leżącym w ogólnym interesie publicznym Unii lub państwa członkowskiego,
w szczególności ważnemu interesowi gospodarczemu lub finansowemu Unii lub państwa członkowskiego, w tym kwestiom pieniężnym, budżetowym i podatkowym, zdrowiu publicznemu
i zabezpieczeniu społecznemu.

Upublicznienie danych osobowych absolwentów należy również uznać za

zmianę celu przetwarzania

danych osobowych, gdyż zostały one pierwotnie pozyskane w celu prowadzenia kształcenia
na określonym kierunku studiów. Zmiana celu przetwarzania jest dopuszczalna na zasadach określonych w art. 6 ust. 4 RODO. Wyraźnie podkreśla się w nim konieczność powiązania nowego celu przetwarzania z celami określonymi w art. 23 ust. 1 RODO, w przypadku gdy przesłanką zmiany celu nie jest zgoda osoby.

Pod uwagę trzeba wziąć też rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 22 czerwca 2011 r. w sprawie sposobu i trybu udostępniania materiałów archiwalnych znajdujących się w archiwach wyodrębnionych. Wyraźnie wynika z niego, że

nie ma podstaw do automatycznego udostępniania danych osobowych znajdujących się w archiwach wyodrębnionych.

Udostępnienie tych danych musi być powiązane ze spełnieniem ściśle określonych warunków określonych w tym akcie prawnym.

Reasumując,

w związku z unormowaniami ustawy – Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce, a także w obliczu zmiany pierwotnych celów, w jakich dane absolwentów miałyby być wykorzystywane, przesłanką uzasadniającą upublicznienie danych absolwentów uczelni wyższej z okazji jej jubileuszu może być wyłącznie zgoda osoby w rozumieniu art. 6 ust. 1 lit. a RODO.