Przedszkole podczas rekrutacji nie ma prawa pozyskiwać numerów PESEL rodziców
Administrator nie może odmawiać zrealizowania przysługującego każdemu z nas prawa do usunięcia danych osobowych, jeśli to żądanie ma uzasadnienie w przepisach prawa. Dane musi usunąć również z kopii zapasowych systemów informatycznych. Dlatego ważne jest, aby korzystać z takich systemów do tworzenia kopii zapasowych, by móc wywiązać się z tego obowiązku.
Przepisy ustawy z 14 grudnia 2016 r. Prawo oświatowe nie dają podstaw prawnych do pozyskiwania numerów PESEL rodziców dzieci na etapie rekrutacji do publicznych przedszkoli czy szkół. Jej artykuły 150 i 151 wprost wskazują, jakie dane osobowe ma zawierać wniosek o przyjęcie do takiej placówki. Nie ma wśród nich numeru PESEL rodziców (w odróżnieniu od numeru PESEL kandydata, czyli dziecka).
Jednocześnie, skoro zakres pozyskiwanych danych jest określony w powołanych przepisach, to wynikające z art. 152 ustawy uprawnienie organu prowadzącego publiczne przedszkola i inne placówki oświatowe do określenia wzoru wniosku lub zgłoszenia, o których mowa w art. 150 i 151, nie może wykraczać poza to, co regulują te przepisy. Innymi słowy, organ prowadzący daną placówkę nie może zmieniać zakresu wymienionych w nich danych oraz celu, dla którego są one pozyskiwane.
Takie działanie naruszałoby nie tylko powołane przepisy, ale także zasady, o których mowa w art. 5 RODO (m.in. legalizmu, proporcjonalności i minimalizacji).
RODO stanowi bowiem, że:
• przetwarzanie (w tym pozyskiwanie) danych osobowych musi się odbywać zgodnie z prawem, rzetelnie i w sposób przejrzysty dla osoby, której dane dotyczą (art. 5 ust. 1 lit. a),
• dane muszą być zbierane w konkretnych, wyraźnych i prawnie uzasadnionych celach i nieprzetwarzane dalej w sposób niezgodny z tymi celami (art. 5 ust. 1 lit. b) oraz
• być adekwatne, stosowne oraz ograniczone do tego, co niezbędne do celów, w których są przetwarzane (art. 5 ust. 1 lit. c).
Ponadto ustawodawca w sytuacji, gdy uznaje konieczność podania numeru PESEL, ustanawia przepisy, które wprost nakładają obowiązek jego podania. Z takim przypadkiem mamy do czynienia w art. 27 § 1 pkt 2 ustawy z 17 czerwca 1966 r. o postępowaniu egzekucyjnym w administracji, który stanowi, że tytuł wykonawczy ma zawierać numer PESEL.
Zatem dopiero niewywiązanie się z obowiązku uiszczenia należności za wyżywienie dziecka w placówce rozpoczęłoby bieg nowej procedury, prowadzonej zgodnie z przepisami o postępowaniu egzekucyjnym w administracji. I to na tym etapie legalne byłoby przetwarzanie (w tym pozyskiwanie) numeru PESEL, który – zgodnie z art. 27 § 1 pkt 2 ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji – musi być zamieszczony w wystawionym tytule wykonawczym. Przepis ten jest zatem przesłanką legalizującą proces przetwarzania danych osobowych w odniesieniu do danych zawartych w wystawionym tytule wykonawczym.
Jednocześnie w przypadku problemów z pozyskaniem numeru PESEL bezpośrednio od rodziców zalegających z opłatami warto zwrócić uwagę na przepisy ustawy z 24 września 2010 r. o ewidencji ludności, które wskazują, jakim organom, na jakich zasadach oraz w jakim celu można udostępnić dane z rejestru PESEL (art. 46). Stanowią one m.in., że dane z rejestru PESEL oraz rejestrów mieszkańców w zakresie niezbędnym do realizacji ich ustawowych zadań udostępnia się m.in. organom administracji publicznej, sądom i prokuraturze (art. 46 ust. 1 pkt 1), a także państwowym i samorządowym jednostkom organizacyjnym oraz innym podmiotom – w zakresie niezbędnym do realizacji zadań publicznych określonych w odrębnych przepisach (art. 46 ust. 1 pkt 5).
Pamiętać bowiem należy, że numer PESEL to krajowy numer identyfikacyjny, który powinien podlegać szczególnej ochronie (zgodnie z art. 87 RODO). Pozyskiwanie takich danych na zapas, na wszelki wypadek, np. na potrzeby ewentualnego postępowania egzekucyjnego, które jest odrębnym procesem, jeszcze niezaistniałym w momencie prowadzenia rekrutacji do przedszkola, jest działaniem nadmiarowym, naruszającym zasadę legalizmu, zasadę ograniczenia celu oraz zasadę minimalizacji danych.
