„Lista Robinsona” – narzędzie z kodeksu postępowania dla prywatnych agencji badania opinii i rynku

„Kodeks postępowania dotyczący przetwarzania danych osobowych przez prywatne agencje badawcze” przewiduje, że podmioty, które do niego przystąpiły, by skutecznie realizować żądania osób, które nie życzą sobie kontaktów telefonicznych od ankieterów, tworzą tzw. Listy Robinsona.

Jak informowaliśmy na naszej stronie internetowej, Prezes UODO 24 listopada 2025 r. zatwierdził kodeks postępowania dotyczący przetwarzania danych osobowych przez prywatne agencje badania opinii i rynku oraz udzielił akredytacji podmiotowi monitorującemu jego stosowanie. W materiale opublikowanym w związku z uroczystym wręczeniem dokumentów poświadczających te fakty omówiliśmy najważniejsze kwestie odnoszące się do nowego kodeksu. Opisaliśmy:

•co reguluje,

•kto może do niego przystąpić,

•kto będzie monitorował jego przestrzeganie,

•jakie korzyści wynikają z jego stosowania.

Tym razem postanowiliśmy przedstawić jedno z przewidzianych w nim rozwiązań – tworzenie tzw. Listy Robinsona. Jej nazwa pochodzi od postaci Robinsona Crusoe z powieści Daniela Defoe. Ten żeglarz, który rozbił się na bezludnej wyspie i został odcięty od świata, stał się symbolem izolacji. Stąd skojarzenie z nim osób, które nie chcą, by się z nimi kontaktowano.

Dla uszanowania woli badanych

W omawianym kodeksie tworzenie tzw. Listy Robinsona odnosi się do badań CATI. Są one przeprowadzane przez telefon ze wspomaganiem komputerowym (tzn. pytania kwestionariusza wyświetlają się na monitorze, a zadaniem ankietera jest odczytanie ich przez telefon respondentowi i zaznaczenie jego odpowiedzi). W czasie ich trwania zdarza się, że osoba, która odbiera połączenie telefoniczne, prosi o niewykonywanie połączeń na jej numer telefonu i/lub usunięcie tego numeru z baz/-y danych służących do realizacji badania

W przypadku całkowitego usunięcia numeru telefonu w przyszłości mogłoby dojść do sytuacji, w której po automatycznym wygenerowaniu numeru telefonu do kolejnego badania (metoda random digit dialing) ponownie wylosowany zostanie numer telefonu osoby, która nie życzyła sobie jakiegokolwiek kontaktu. Wówczas respondent mógłby być przekonany, że jego wola nie została uszanowana. Stąd wprowadzenie rozwiązania, jakim jest „Lista Robinsona”.

Dzięki niej przy każdorazowym automatycznym generowaniu nowej próby numerów telefonu do badania, przed jego rozpoczęciem, weryfikowane jest, czy dany numer telefonu nie widnieje na liście. Jeżeli tak jest, numer ten jest usuwany z konkretnej próby do badania, aby nie wykonywać połączenia do osoby, która sobie tego nie życzy.

Zakres danych na liście

Na „Liście Robinsona” zamieszczane są dane takie, jak:

• numer telefonu osoby, która żąda trwałego zaprzestania inicjowania wywiadów telefonicznych,

• data wpisania na listę,

• informacja o sposobie pozyskania numeru telefonu (random digit dialing lub baza danych pochodząca z rynku).

Administrator i podstawa prawna prowadzenia

Jednocześnie kodeks wprost wskazuje, że administratorem danych zgromadzonych na „Liście Robinsona” jest agencja badawcza, która ją prowadzi.

Natomiast podstawą przetwarzania zawartych na niej danych osobowych może być art. 6 ust. 1 lit. f) RODO, tj. prawnie uzasadniony interes agencji. W tym przypadku jest nim zapewnienie profesjonalnej obsługi żądań respondentów i podnoszenie ich zaufania do branży badawczej (ze względu na specyfikę tego typu badań pozyskanie od respondentów takiej zgody na wpisanie na listę, która spełniałaby wymagania z art. 4 pkt 11 i art. 7 RODO, może być utrudnione lub niemożliwe).

Omawiany kodeks stanowi, że każda agencja badawcza zobowiązana jest do przeprowadzenia i udokumentowania analizy testu uzasadnionego interesu, umożliwiającej przetwarzanie danych na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f) RODO, zgodnie z zasadami wynikającymi z Wytycznych EROD 1/2024 dotyczących przetwarzania danych na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f) RODO.

Procedura umieszczania

Kodeks – jako narzędzie dające praktyczne wskazówki, jak postępować w konkretnych sytuacjach – opisuje, jakie kolejne czynności powinny być podejmowane przy dodawaniu numeru telefonu do „Listy Robinsona”. Stanowi zatem, że:

„1. Ankieter CATI w trakcie rozmowy obowiązany jest dopytać respondenta, czy chce on brać udział wyłącznie w określonym badaniu, czy w jakimkolwiek innym badaniu prowadzonym przez agencję w przyszłości;

2. W przypadku, gdy osoba doprecyzuje, że nie chce brać udziału w jakichkolwiek badaniach prowadzonych w przyszłości, ankieter przedstawia respondentowi obowiązek informacyjny odnoszący się do przetwarzania danych na „Liście Robinsona” lub w przypadku braku chęci respondenta do dalszej rozmowy poinformuje co najmniej o dostępności obowiązku informacyjnego na stronie internetowej agencji, w tym możliwości złożenia sprzeciwu i jego konsekwencjach (czyli możliwości dalszych kontaktów telefonicznych z uwagi na stosowanie metody random digit dialing). W przypadku, gdy respondent przerwie połączenie telefoniczne, agencja badawcza wpisuje respondenta na »Listę Robinsona« jedynie, wtedy, gdy respondentowi zostały przekazane powyższe informacje i agencja jest w stanie to wykazać zgodnie z zasadą rozliczalności oraz Wytycznymi EROD 1/2024 dotyczącymi przetwarzania danych na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f) RODO.

Każda agencja badawcza przetwarzająca dane respondentów w celu prowadzenia »Listy Robinsona« zobowiązana jest zamieścić na swojej stronie internetowej obowiązek informacyjny zatytułowany „Obowiązek informacyjny dla badań telefonicznych – Lista Robinsona”. Obowiązek informacyjny powinien zawierać wszystkie elementy wskazane w art. 13 lub art. 14 RODO, w tym w szczególności wskazanie odbiorów danych (np. firm dostarczających systemy umożliwiające losowe generowanie numerów telefonicznych). Okres przetwarzania danych osobowych Respondenta na »Liście Robinsona« nie powinien przekraczać dwóch lat od daty rozpoczęcia przetwarzania danych na »Liście Robinsona«. W powyższym okresie retencji wyczerpuje się przedstawiony cel przetwarzania danych, biorąc pod uwagę praktykę operatorów komórkowych proponujących standardowe umowy o świadczenie usług telekomunikacyjnych na okres dwóch lat;

3. Następnie Ankieter CATI odnotowuje wolę respondenta poprzez zaznaczenie w systemie teleinformatycznym odpowiedniego statusu »Lista Robinsona«;

4. Ankieter CATI w trybie natychmiastowym informuje o zaistniałej sytuacji kierownika studia CATI bądź supervisora CATI;

5. Supervisor CATI bądź kierownik studia CATI niezwłocznie usuwa numer telefonu z bazy służącej do realizacji danego badania, a następnie dodaje go do »Listy Robinsona«;

6. Po każdym zakończonym badaniu następuje dokładna weryfikacja, czy wszystkie kontakty ze statusem »Lista Robinsona« zostały na niej umieszczone”.

Dostęp do listy

Kodeks przewiduje, że dostęp do „Listy Robinsona” powinien zostać nadany wyłącznie:

• osobom, które pracują w działach badań telefonicznych agencji badawczej,

• IOD (który, zgodnie z art. 38 ust. 2 RODO jest uprawniony do dostępu do wszystkich danych osobowych przetwarzanych przez agencję),

• osobie odpowiedzialnej za obsługę systemu automatycznego generowania numerów telefonicznych.

Od wskazanych wyżej osób należy odebrać zobowiązanie do zachowania poufności.

Szczegółowe określenie środków technicznych i organizacyjnych, które zapewnią bezpieczeństwo danych osobowych na „Liście Robinsona”, powinno być odnotowane przez agencję badawczą w udokumentowanej analizie testu uzasadnionego interesu, zgodnie z Wytycznymi EROD 1/2024 dotyczącymi przetwarzania danych na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f) RODO

Żądanie usunięcia danych

Warto zaznaczyć, że kodeks określa też sposób postępowania w przypadku złożenia przez osobę, której dane dotyczą, wniosku o usunięcie danych osobowych zgodnego z art. 17 ust. 1 RODO.

Jeśli wniosek dotyczy danych przetwarzanych w ramach badania CATI lub dotyczy usunięcia wszystkich danych wnioskodawcy przetwarzanych przez agencję, weryfikuje ona, czy dane osobowe wnioskodawcy znajdują się również na prowadzonej przez nią „Liście Robinsona”. Jeżeli tak, zwraca się do wnioskodawcy o sprecyzowanie, czy jego wolą jest także usunięcie danych osobowych z „Listy Robinsona”. Wskazuje przy tym termin na udzielenie odpowiedzi. Nie może być on krótszy niż siedem dni kalendarzowych.

W przypadku braku odpowiedzi w wyznaczonym terminie, agencja usuwa dane osobowe również z „Listy Robinsona”.

Jednocześnie w ramach dobrej praktyki (w związku z potrzebą udokumentowania realizacji praw osób, których dane dotyczą) agencja powinna odnotować fakt realizacji wniosku o usunięcie danych osobowych w rejestrze zgłoszonych praw osób, których dane dotyczą, a także zachować informacje co do wnioskodawcy oraz sposobie i terminie realizacji wniosku. Agencja powinna określić termin przechowywania ww. informacji i poinformować o nim osobę, której dane dotyczą. Reasumując, „Lista Robinsona” prowadzona zgodnie z regulacjami „Kodeksu postępowania dotyczącego przetwarzania danych osobowych przez prywatne agencje badawcze” to narzędzie umożliwiające skuteczne blokowanie inicjowania niechcianych rozmów telefonicznych. Umieszczenie numeru telefonu na „Liście Robinsona” daje pewność, że w przyszłości – nawet w przypadku ponownego wygenerowania numeru przez system lub jego obecności w nowo zakupionej lub otrzymanej bazie – nie zostanie zainicjowane niechciane połączenie. Odpowiednia funkcjonalność systemu teleinformatycznego umożliwia zablokowanie wykonania połączenia z numerami telefonów, które są wpisane na „Listę Robinsona”. Jest to równoznaczne z uszanowaniem woli respondentów