Przekazywanie numeru PESEL na potrzeby prowadzenia postępowania egzekucyjnego
Nie ma przeszkód, by na potrzeby prowadzonego przez starostę postępowania egzekucyjnego wykorzystać numer PESEL dłużnika, który jest przetwarzany w poszczególnych wydziałach starostwa.
Przepisy Prawa o ruchu drogowym (art. 73aa, art. 78 ust. 2 pkt 1, art. 140mb) zobowiązują właścicieli pojazdów do złożenia odpowiednio wniosku o ich rejestrację po nabyciu lub zawiadomienia o zbyciu pojazdu. Za niedopełnienie tego obowiązku przewidziane są kary pieniężne nakładane w drodze decyzji administracyjnej. Jednak zgodnie z art. 107 § 1 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego oraz stanowiskiem UODO (zawartym m.in. w decyzji ZSPU.440.379.2018 oraz wyrażonym w materiale „Czy rozsyłanie „rozdzielników” do uczestników postępowań administracyjnych nie narusza przepisów ustawy o ochronie danych osobowych?”) decyzje te nie zawierają numeru PESEL karanego. Gdy właściciel pojazdu nie zapłaci nałożonej kary, starosta wszczyna postępowanie egzekucyjne. Jednak stosownie do art. 27 ustawy z dnia 17 czerwca 1966 r. o postępowaniu egzekucyjnym w administracji w tytule wykonawczym wierzyciel
(w tym przypadku starosta) musi podać m.in. numer PESEL dłużnika.
W tej sytuacji IOD jednego ze starostw nabrał wątpliwości, jaka jest podstawa prawna pozyskiwania numeru PESEL dłużnika w celu wystawienia tytułu egzekucyjnego od poszczególnych jednostek organizacyjnych funkcjonujących u administratora. Czy wydział komunikacji, który przetwarza numer PESEL danej osoby w związku z realizacją zadań określonych w Prawie o ruchu drogowym, może udostępnić go wydziałowi finansowemu w celu wystawienia tytułu wykonawczego?
W odpowiedzi UODO podkreślił, że organy administracji publicznej są zobowiązane działać w granicach i na podstawie obowiązujących przepisów prawa regulujących ich funkcjonowanie. Zgodnie zaś z art. 6 ust. 1 RODO przetwarzanie danych (w tym ich udostępnianie) jest zgodne z prawem m.in. wtedy, gdy jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze (lit. c).
Przepisy ustawy – Prawo o ruchu drogowym (art. 73 i nast.) stanowią, że w sprawie rejestracji pojazdów właściwym organem jest starosta, który na te potrzeby przetwarza dane osobowe ich właścicieli. Wyraźnie wskazują też (art. 80b), jakie dane osobowe są gromadzone w ewidencji pojazdów, wymieniając wśród nich m.in. numer PESEL właściciela czy posiadacza pojazdu. Ponadto określają, jakie podmioty i w jakim zakresie wprowadzają dane do ewidencji (art. 80ba) oraz jakie podmioty mają dostęp do tych danych (art. 80bb), a także komu i w jakim zakresie można je udostępnić (art.80c). Zgodnie z art. 80c ust. 1 dane zgromadzone w ewidencji udostępnia się, o ile są one niezbędne do realizacji ich ustawowych zadań, m.in. organom właściwym w sprawach rejestracji pojazdów czy administracyjnym organom egzekucyjnym oraz organom podatkowym. Jeśli zaś starosta występuje w roli organu egzekucyjnego, to istnieje podstawa prawna do pozyskania numeru PESEL z ewidencji pojazdów.
Niewykonanie zobowiązania wynikającego z decyzji administracyjnej, tj. niezapłacenie kary, rozpoczyna bieg nowej procedury, zgodnie z przepisami o egzekucji administracyjnej. Stosownie do art. 27 § 1 pkt 2 ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji tytuł wykonawczy powinien zawierać m.in. wskazanie imienia, nazwiska lub firmy zobowiązanego i jego adresu, a także NIP-u lub numeru PESEL, jeżeli zobowiązany taki numer posiada. Przepis ten jest przesłanką legalizującą proces przetwarzania danych osobowych w odniesieniu do danych zawartych w wystawionym tytule wykonawczym. Konieczność przetwarzania numeru PESEL w tytule wykonawczym przez organ egzekucyjny (np. starostę) wynikająca z ww. przepisu prawa spełnia jednocześnie przesłankę z art. 6 ust. 1 lit. c RODO.
Także przepisy ustawy z dnia 24 września 2010 r. o ewidencji ludności wskazują, jakim organom i na jakich zasadach oraz w jakim celu można udostępnić dane z rejestru PESEL (art. 46) oraz określają zasady udostępniania danych w drodze teletransmisji danych (art. 48, art. 49). Stanowią (art. 46 ust. 1), że dane z rejestru PESEL oraz rejestrów mieszkańców w zakresie niezbędnym do realizacji ich ustawowych zadań udostępnia się m.in. organom administracji publicznej, sądom i prokuraturze (pkt 1).
Skoro zatem starosta, jako administrator ma prawo przetwarzać numer PESEL w ramach swoich ustawowych zadań wykonywanych jako organ egzekucyjny wobec administracyjnych kar pieniężnych, to kwestia przekazywania danych pomiędzy wydziałami tego administratora nie powinna być rozpatrywana w kategoriach udostępniania danych. Mamy bowiem cały czas do czynienia z przetwarzaniem danych w ramach struktury organizacyjnej jednego administratora.
