WSA w Warszawie podtrzymał decyzję PUODO, oddalając skargę C. Sp. z o.o.

Na spółkę poskarżył się były pracownik: zarzucił jej, że przetwarza jego dane w zakresie adresu e-mail zawierającego pierwszą literę imienia oraz nazwisko, bez podstawy prawnej. Nie pracuje bowiem w tej firmie od pięciu miesięcy.

Okazało się jednak, że spółka korzystała z tego adresu do kontaktów z potencjalnymi klientami i nie chciała ryzykować skasowania go. Twierdziła, że usunięcie tego konta spowodowałoby negatywne konsekwencje w postaci utraty intratnych relacji handlowych z kontrahentami oraz klientami. PUODO podkreślił, że rozumie problem spółki, ale przetwarzanie służbowego adresu mailowego byłego pracownika powinno zostać ograniczone do automatycznej wiadomości wysłanej do nadawców (że ten adres nie jest już aktualny, ze wskazaniem, jaki mail służy teraz do kontaktu z przedstawicielami spółki). PUODO nakazał spółce usunięcie adresu. Ta zaś zaskarżyła tę decyzję do WSA.

Sąd skargę odrzucił. Stwierdził m.in.: „imienne oznaczenie elektronicznej skrzynki pocztowej przypisanej do uczestnika postępowania (pierwszą literą jego imienia i nazwiskiem), stanowiące dane osobowe podlegające przepisom RODO, implikuje – w sytuacji zakończenia stosunku pracy uczestnika postępowania – konieczność usunięcia takiego adresu skrzynki, np. poprzez zastąpienie go innym oznaczeniem. Zachowanie ww. adresu e-mail (nawet zdezaktywowanego) nie jest niezbędne do kontynuacji prowadzonych uprzednio przez uczestnika postępowania działań na rzecz podtrzymania więzi handlowych lub pozyskania nowych kontrahentów/klientów spółki. Co więcej, może ono wprowadzać w błąd, że uczestnik postępowania nadal jest zatrudniony w spółce. Zatem sama dezaktywacja spornego adresu nie jest wystarczająca”.

Z treścią decyzji PUODO można zapoznać się na stronie UODO.

Sygnatura akt: II SA/Wa 1007/23

Sygnatura sprawy: DS.523.2244.2022